北海道で訪問介護事業を長く経験した木元代表が2021年に創業した株式会社Sun・Ju・想。訪問介護事業の他に、福祉用具貸与事業や居宅介護支援事業など幅広いサービスを手掛けています。

株式会社ウェルモは、福祉用具貸与事業で発生していた商品マスタ登録およびサービス利用者のモニタリング支援のオートメーション化を支援しました。サービス導入の経緯や今後のビジョンについて、代表取締役の木元様、事業管理者の兵藤様にお話を伺いました。

福祉用具貸与事業におけるフローの不備

木元様）私はこれまで訪問介護事業を中心に、長く介護業界で働いてきました。これまで別々の企業で運営してきた事業を、ひとつの法人で管理しようと2021年に株式会社Sun・Ju・想を設立しました。

兵藤様）私は前職も、福祉用具貸与事業に携わっていました。当社は大きな事業所ではないので、サポートスタッフの力を借りながらも、基本的には私ひとりでオペレーションを担当しています。

Sun・Ju・想の福祉用具貸与事業のビジネスモデルはBtoC。ケアマネジャーから紹介を受けた利用者を顧客として福祉用具を貸与する事業を行っています。現在の顧客数は80名程度。工事を伴わない手すりやスロープから、車椅子や寝具、移動用リフトなど数千品目もの商品を取り扱っています。

兵藤様）事業を開始して間もなく、無駄が発生しやすい業務フローを組んでいたことに気付きました。モニタリング（計画期間が終了するまでに目標の達成状況を随時把握すること）のタイミングや貸与している商品の使用期間が分からないなど、情報の一元管理ができていませんでした。不明点を確認するために、契約書などの紙の書類を都度確認する必要があったんです。

木元様）予め事業全体を見通して、より良い業務フローを構築できていれば良かったんですが……。兵藤と一緒に「どうしようか」と悩んでいたところ、ウェルモ様にプレゼンしてもらい、ミルモオートメーションの導入を決めました。

フルパッケージの管理ソフトは必要なかった

事業全体のオペレーションを管掌する兵藤様は、商品管理や利用者管理に加え、定期的に利用者の自宅を訪問してモニタリングを行ったり、納品した商品のメンテナンスを行ったりと多忙な日々を送っていました。たびたび頭を悩ませていたのは、管理業務における人的ミスが発生することだったといいます。

兵藤様）例えば私が行っている月末業務では、利用者一人ひとりの進捗報告を行う必要があります。通常であれば一人あたり1分で終わるのですが、利用者に貸与している商品のマスタ情報に不備があると、商品情報や金額を打ち直さなければなりません。利用者の3〜4割程度、そういった業務が発生していたため、業務を終えるまで2〜3時間を要していました。単純作業ですが、長い時間こなしていると集中力を欠き、打ち間違いなどのミスをしてしまっていました。

管理ソフト導入を検討するも、利用料が予算と合わなかったそうです。

兵藤様）どれも私たちの課題を解消する素晴らしいソフトですが、高かったですね。よくよく見ると、私たちが使わない機能もパッケージとして組み込まれていました。そういった悩みを汲んでいただき、ウェルモ様には、私たちが必要な機能だけをチョイスして提案してもらったんです。結果的に初期費用は1/10、月額利用料は1/5〜1/6に抑えることができました。

長期的な生産性向上を目指すために

商品登録の自動化に加え、利用者のモニタリングを確実に進めるための通知機能の自動化も実装しました。

兵藤様）私たちの事業では、定期的に利用者のモニタリングを行う必要があります。紙の書類をベースに管理すると、どうしても抜け漏れのリスクがつきまといます。現在は、モニタリングの時期が近付くと、私たちが利用しているLINE WORKSに通知が飛ぶ仕組みになっています。やらなければならないことを、自動で拾ってくれるのは非常にありがたいです。

木元様）モニタリング後の点検報告書も自動で出力できるようになっています。この機能はケアマネジャーとの迅速な共有にもつながっていますね。当社への信頼感にもつながり、新しい利用者を紹介してもらうことも出てきました。

業務時間の短縮や、ケアマネジャーとの信頼構築など、短期間で事業推進につなげているSun・Ju・想。一方で兵藤様は、「事業におけるオートメーション化は道半ば」だと話します。

兵藤様）現在は2つのシナリオを動かしていますが、もっと便利にするために、新しく動かす予定のシナリオについてブラッシュアップを重ねています。ウェルモ様とも相談しながら、今後も業務の生産性向上のため、ミルモオートメーションを活用していきたいですね。

木元様）デジタル化の肝は、データをいかに活用するかです。今年中にはデータ連携システムも導入する予定です。ペーパーレスの時代に、FAXや郵送は様々な側面からコスト増になりかねません。情報管理や共有をスムーズに行うためにも、デジタル活用を積極的に進めていくべきだと思います。