株式会社ドットラインは、2014年12月創業以来、『地域の「困った」を「ありがとう」に変える』をスローガンに掲げ、医療や福祉、教育、保育など多岐にわたる領域の事業を展開してきました。売上高の平均成長率は176%という目覚ましいペースで成長を遂げてきました。

株式会社ウェルモは、同社の訪問看護事業の実績データ更新業務をRPA化。従来の課題や業務改善の内容について、事業企画部の八嶋様、田中様にお話を伺いました。

月30時間にも及ぶ更新作業の負担を改善したい

株式会社ドットラインが手掛ける訪問看護事業は、千葉県をはじめ、全16拠点39事業所、約5,000名の利用者にサービスを提供しています。ここ数年は事業拡大に伴い、業務で取り扱うデータ量が急増していました。

八嶋様）経営陣がスピーディな意思決定を行うためには、各事業の収支やKPIの進捗をリアルタイムで見える化する必要があります。そのために当社では、創業から一貫してデジタル化を推進しており、近年はRPAやAIの活用に注力してきました。RPAによる効率化を進めていましたが、社内で十分な管理体制を整えることが難しく、一部業務は手作業で対応せざるを得ない状況でした。その結果、従業員に大きな負担がかかっていたのです。

事業企画部が管理していたデータは、事業運営や給与計算にも使用するもの。従来は16拠点分のデータを1拠点ごとに手作業でCSV出力し、その後、業績管理用のスプレッドシートに手動で貼り付けていたため、非常に時間がかかっていました。1拠点のデータ出力だけでも2時間を要することがあり、全拠点分の作業が月に約30時間にも及んでいたのです。

田中様）経営に欠かせない重要なデータを取り扱うため、緊張感を持って業務に臨んでいました。作業が遅れれば、事業部にも迷惑が掛かります。時期によっては、残業して対応することもありました。

八嶋様

更新作業ゼロで負担削減。最新データを活用し、迅速な経営判断へ 

介護ソフトより全拠点分のCSV出力から、業績管理用のスプレッドシートへの転記まで一括して自動化。従業員の大幅な業務削減が実現し、最新データを毎週の経営会議で即活用できるようになりました。

田中様）RPAによって、最初から最後まで、人の手を介さずに実績データ更新が行われます。私は完成したファイルを開き、処理が問題なく実行されているか確認するだけ。毎週末に6時間かけていた作業が丸っとなくなり、精神的な負担も軽減され、とても助かっています。

手動管理をしていた頃は、「早く事業部にデータ連携をしなければ」という焦りから、たびたびミスも発生していたそう。業務が安定したことで、田中様は新しい業務にチャレンジできるようになったといいます。

八嶋様）RPAやAIを活用することで、これまで定型業務に取り組んでいた従業員のリソースを、他のクリエイティブな業務に充てることができるようになりました。また、毎週月曜に出社すると最新データが更新されているため、経営のテコ入れをタイムリーにすることが可能となり、とても助かっています。教育や採用活動に回せる予算も増えるため、結果的に利用者へのサービス向上も期待できるでしょう。

RPAやAIの実践知から考える仕組みづくりで課題解決を

訪問看護事業での取り組みを経て、八嶋様は多事業を横断管理する仕組みづくりの検討を進めています。しかし既存の請求ソフトは個別最適に便利である一方、各事業を横断して管理するのは不得手であると実感するそうです。

八嶋様）全体最適の仕組みづくりのためにも、RPAには期待しています。RPAが橋渡しとなって理想の仕組みを構築できれば、経営陣にも事業部にも有益なデータを提供できるようになるはず。そして何より、現場のスタッフが気持ちよくサービスを提供できる環境を整えることが、仕組みづくりの大きな目的のひとつです。今後もウェルモと話し合いを重ねながら、より良い仕組みを考えていきたいと思います。

そのうえで八嶋様は、医療や福祉の分野において、ドットライングループがデジタル推進のリーダーシップをとるべきだと未来を見据えます。

八嶋様）医療や福祉の分野で、RPAやAIに知見のある事業者はほとんどいません。当社がデジタル化をさらに進めていくことで、業務の生産性が向上し、ひいては社会課題の解決につながります。今後も、社会の「困った」を「ありがとう」に変えるために、RPAのさらなる活用を進めていきたいと考えています。