株式会社NextValueは、大分県大分市、別府市に事業所を構える訪問介護事業や介護用品販売事業を展開しています。

株式会社ウェルモは、同社が運営する「ヘルパーステーションブラウン」における様式データの出力および印刷業務のRPA化を実施しました。従来の課題や業務改善の内容について、代表取締役の大野様、業務担当者の相良様にお話を伺いました。

高品質なサービスを追求　労働環境の課題を解決するモデルづくり

株式会社NextValueが運営する「ヘルパーステーションブラウン」と「ヘルパーステーションシアン」は、大分県大分市と別府市に事業所を構え、約60名の利用者にサービスを提供しています。

同社は、代表取締役を務める大野様が「利用者の期待に応えると同時に、介護業界の労働環境や待遇面の課題を解決する新しいモデルをつくりたい」という思いのもと、2022年に創業。生産性向上や業務効率化を目的としたデジタル化に力を入れてきました。

大野様）私は6年前に介護業界に入りましたが、記録や情報共有をするために、ほとんどの業務が紙ベースで行われていました。周りを見渡すと離職率の高い事業所も多く、介護に対してネガティブなイメージを持った方も少なくなかったように思います。サービス開始当初から介護ソフトを導入し、業務の効率化を図ってきたものの、人材不足が深刻化する中で、さらなる効率化は必須の課題となっていました。

相良様）大野からはたびたび、ホテルや飲食業のような高品質なサービスを提供しようと伝えられています。「介護」という固定観念にとらわれずに、従業員一人ひとりが高い専門性を身につけること。健全な成長を志す社風が育まれているように思います。

半日がかりの業務がゼロに。効率化が生む精神的余裕

従業員の成長やキャリア形成のために、事務作業はできるだけ効率化したいと考えていた大野様。特に頭を悩ませていたのは、サービス提供表・モニタリング表・負担額一覧表・実績記録・経過記録などの計7種類、約80枚の様式データの出力（ダウンロード）および印刷業務でした。

相良様）様式データは約80枚にも及び、様式ごとにひとつずつ印刷する手間が発生していました。もし集中してこの作業だけに取り組めれば、1時間半程度で完了できるのですが、実際には他業務も行う必要があり、結果的に半日かかることも珍しくありませんでした。並行して電話対応や利用者様の対応などもこなさなければならず、ミスが発生し得る状況だったと思います。月1回と頻度は決して多くないのですが、「やらなければならない」という心理的負担もあり、業務の効率化が大きな課題となっていました。

「課題がはっきりしていたからこそ、ウェルモさんにも要望を伝えやすかったですね」と大野様は振り返ります。打ち合わせの前にはウェルモの「導入事例」ページにも目を通し、自動化によってどんなメリットが得られるのか、自分たちの業務に置き換えて具体的にイメージを膨らませていたといいます。

大野様）RPAを導入したことで、今まで費やしていた時間がゼロになりました。ボタンをひとつ押すだけで業務が完了するので、従業員からの評判も上々です。当社は10年後を見据えた事業計画を立てており、今後も新しい介護サービスを展開していく予定です。このタイミングでRPAを導入したことで、計画を実行に移しやすくなったと感じています。

相良様）ボタンをひとつ押すだけで終わるようになり、本当に楽になりましたね。業務として丸ごとなくなったので、時間的な余裕もそうですが、“あれやらなきゃ”ってずっと頭の片隅にある感じがなくなって、精神的にもかなり負担が軽くなりました。導入前から、こうなったら便利だろうなというイメージはあったのですが、実際に使ってみて“ここまで楽になるんだ”と実感しました。ただ作業がなくなるだけではなく、ダウンロードしたファイルをフォルダ分けまでしてくれるんです。だから確認もしやすく、作業の流れ全体が整った感じがあります。今の時点でもかなり助かっているのですが、将来的に利用者さんがもっと増えて、たとえば100人規模になったときには、今以上にRPAの効果を感じられると思いますね。

RPAの導入は大きな財産に

大野様は今回の取り組みを、同社にとって大きな成功体験につながったと語ります。

大野様）様式データの出力および印刷業務のRPA化は、あくまでデジタル化に向けた最初の一歩に過ぎません。まだまだ当社は効率化すべき業務が山積みです。嬉しかったのは、業務の棚卸しを検討するたびに、「これってRPAで自動化できないかな？」といった声が出始めていること。RPAを前提とした業務プロセスの改善が共通認識になっており、当社にとって大きな財産だったなと実感しています。

・出力/印刷したデータを、メールやFAXで送れるようにしたい
・利用者の写真を、顔認証で振り分けたい

といった、具体的なアイデアも浮かんでいるそう。

大野様）RPAを他社に先駆けて導入し、業務効率化の道筋をつくれたことは、経営戦略上も大きな強みといえるでしょう。将来的な可能性に投資することが重要だと考えているので、今後もRPA活用の幅を広げていけるよう、模索を続けていきたいと思います。他のシステムを導入した場合でも、RPAを活用することで業務効率化がさらに進むという期待を持っています。