株式会社K5plusは、福岡県福岡市に事業所を構えるデイサービス事業を運営しています。株式会社ウェルモは、同社が運営する「デイサービスおもやい」と「デイサービスいやしの杜」における3種類のRPA化（①昼食確認票の自動作成、②カイポケへの実績登録、③請求書と領収書の印刷）を実施しました。従来の課題や業務改善の内容について、代表取締役の野尻様にお話を伺いました。

管理者や職員の事務作業の負担を減らしたい

株式会社K5plusが運営するデイサービスおもやい ／ デイサービスいやしの杜は、福岡県福岡市にて、約120名の利用者にサービスを提供しています。理学療法士や看護師、介護福祉士が常駐し、利用者一人ひとりに合わせたケアを実践。代表取締役の野尻様は、2020年7月の法人立ち上げ当初より、医学的根拠に基づいた介護サービスの提供にこだわってきたといいます。

野尻様）私はこれまで理学療法士として働いていたのですが、医療と介護のつながりが希薄なことに課題意識を感じていました。利用者やご家族にとっては、それぞれがシームレスにつながっていた方が安心できますよね。そういった背景もあり、理学療法士や看護師、介護福祉士が常駐するデイサービスを立ち上げることにしたんです。

もともとICT活用に力を入れていたという野尻様。紙を用いてのドキュメント管理は極力避け、介護アプリケーションやGoogle Workspaceなどへの情報集約に努めていたそうです。

野尻様）スプレッドシートを活用しているのですが、他ツールへの紐づけができず別々の管理になっていることが課題でした。2つ3つのツールを紐づけることで、1つの作業だけで3つの作業を終えることができればという思いと、ありきたりですが、管理者や現場で働く職員の事務作業の負担を減らしたいと考え、ウェルモにRPAの相談をしました。それぞれのタスクは時間を要さなくても、積み重なることで時間外業務の割合も大きくなります。会社としても残業手当として10万円を超えるコストを計上していたので、何とかしたいと考えていました。

昼食確認票の自動作成など、3つのRPAシナリオを作成

2024年春頃に初回の打ち合わせを実施。野尻様にヒアリングを行い、以下3つのRPAシナリオを作成することになりました。

1. 昼食確認票の自動作成（毎日稼働、自動起動設定）
2. カイポケへの実績登録（毎日稼働、自動起動設定）
3. 請求書と領収書の印刷（月に1回稼働）

K5plus様では、特に昼食確認票の自動作成に効果を実感いただいているといいます。

野尻様）管理者の尽力によって人的ミスは少なかったのですが、「お金」が絡む業務だったので心的負荷は大きかったと思います。通常の利用者や体験の利用者、利用予定だったけれど事前にキャンセルされた方など、状況に応じて発生する金額も変わります。そういった調整や確認が、利用登録するだけで瞬時に計算されるので非常に楽になりましたね。毎日15〜20分ほど要していた業務が、最低限の確認で済むようになりました。

打ち合わせの実施から3ヶ月弱でRPAを実装。最初は上手くいかないこともあったものの、改良を重ねて、現在は職員の間でもRPAが少しずつ定着してきているそうです。

野尻様）まだまだRPAを始めたばかりですが、すでに管理者の時間外手当は25％削減することができています。これまで業務の時間をできるだけ利用者さんとの時間に充ててほしいという思いで効率化に取り組んできました。それを軸に、介護ソフトとスプレッドシートの紐づけができるようになったことで、さらに効率が上がったことも良かったです。RPAをさらに高度化させていくと、従来は2〜3ほどに分かれていた業務がひとつで完結するようになります。工夫次第で、大きく業務改善できる余地があると感じています。

サービス平準化に向け、さらなるRPA活用を

株式会社K5plusという社名は、5つのK（介護、きれい、暮らし、健康、心）に由来しています。介護事業を始め、今後も地域に根差した取り組みを進めていきたいと野尻様は力を込めます。

野尻様）事業が大きくなれば、事業に携わる仲間も必然的に増えていくでしょう。そうなったときに、当社の思いを体現した組織をつくれるかどうかが経営の鍵になると考えています。近いうちに、当社ではネパール出身の方を新しく仲間に迎える予定です。職員間のコミュニケーションや業務理解、職員教育も課題になっていくと思います。こういった課題にも、ICT化やRPAを上手く活用して解決していきたいですね。

野尻様がキーワードとして掲げているのが「サービスの平準化」。サービスやスキルの業務内容を体系化し、マニュアルなどを共有することによってケアの質を標準化したいといいます。

野尻様）特に注目しているのが生成AIです。業務に関する情報を集約して、サービスの平準化につなげられるのではないかと考えています。当社の強みは医療の専門家による個別ケアです。ケアに集中できる環境をつくるため、今後もウェルモの知見を借りながら、良い仕組みづくりを検討していきたいと思います。