株式会社SET UPの河村代表は、長年、個人のトレーナーとしてアスリートの競技力向上や健康運動指導に務めてきました。
年齢を重ねても、「これからもずっとうごける喜び」を実感いただきたいと開始したシニアライフサポート事業。福岡市内の2箇所で展開している地域密着型のデイサービスにて、従業員一人ひとりが理念実現に向けて仕事に臨んでいます。
株式会社ウェルモは、同社のデジタル化を推進するため、第一弾の取り組みとして「ご家族向け連絡帳の作成業務」のオートメーション化を支援いたしました。代表取締役の河村様、取締役の高橋様にお話を伺いました。

目先の業務改革だけでは“限界”がある

河村様）2012年の創業から小規模のデイサービスを運営しています。ご利用者様が少ないからこそできる、きめ細やかなサービスにこだわり事業を行ってまいりました。一方で介護事業所は提出しなければならない書類が多く、またアナログな業務もたくさんありました。当社でも介護ソフトの導入や、チャットツールでスタッフ同士が連絡を取り合えるようにするなど、業務効率化には力を入れてきました。

介護業界における“働き方改革”を率先して行ってきたSET UP。しかし、あまりに業務が多岐にわたっているため、目先の業務改革だけではすぐに“限界”が訪れたといいます。

高橋様）どうしようか頭を抱えていたときに、たまたまウェルモ様から電話をいただきました。私たちが困っていることを丁寧にヒアリングいただいたところ、デイサービスで毎月行っている「ご家族向け連絡帳の作成業務」の時間を削減できると提案してもらいました。

98％の業務効率化を達成

SET UPでは、デイサービスでの活動記録として毎月400枚程度の写真を撮影していました。ご利用者様ごとに写真を振り分け、フォルダに格納。1枚ずつExcelに貼り付け＆トリミングを行い、「ご家族向け連絡帳」として提供していたそうです。

高橋様）ご家族からも評判の良いサービスですが、どうしても毎日の介護業務が終わった後に「残業」としてやらざるを得ない状態でした。作業時間は毎月25時間以上。月末になるたび頭を悩ませる付随業務でした。

ウェルモが実現したオートメーション化により、作業時間は20〜30分に短縮。約98％の業務効率化が実現し、従業員からも「今までやってきたのはなんだったんだろう」と驚かれたそうです。

高橋様）どの事業所も同じだと思いますが、介護を志す方々は、「介護を通じて、人の役に立ちたい」と思っています。なのに蓋をあければ、コア業務以外の付随業務があまりに多い。折しも介護人材の不足が社会課題となっている中、デジタル化の推進は急務だと考えています。

「何から着手すれば良いか分からない」に寄り添う

デジタル化の推進は急務とはいえ、「何から着手すれば良いか分からない」という事業所も少なくないでしょう。高橋様も「自分たちだけでは上手くできなかった」と話します。

高橋様）私たちは介護事業の専門家であって、DXに詳しいわけではありません。そんな中、ウェルモ様と理想のDXの形について議論できるのは心強かったですね。

退勤時にPCでボタンを打ち込めば、自動で処理が進んでいくことに感銘を受けたと語った河村様。残業時間が減ることによって、経営へのインパクトも感じていただいたそうです。

河村様）とにかくスタッフの労働時間をできるだけ短くしていきたいですね。残業代を減らせれば、その分、今働いてくれている仲間に還元することも可能です。私たちのような小規模のデイサービスにとって、サービスのクオリティを上げるのは何より重要なこと。人間がやらなくてもいい仕事は、RPAやAIにどんどん任せていきたいと思います。