株式会社コイドが運営する「アイビー介護ステーション」は、福岡県福岡市の城南区、早良区、中央区をサービス提供地域とする訪問介護サービスです。
株式会社ウェルモは、同事業所におけるサービス提供実績の承認業務および請求ソフトへの実績転記業務のRPA化を実施しました。従来の課題や業務改善の内容について、アイビー介護ステーションの管理者を務める樋口様にお話を伺いました。

2022年からデジタル化推進も、管理業務の負荷が課題に

株式会社コイドが運営する訪問介護サービス「アイビー介護ステーション」は、福岡県福岡市の城南区、早良区、中央区にて、約100名のご利用者様にサービスを提供しています。常勤・非常勤のスタッフ約20名が在籍。2年前に同社に転職した樋口様が管理者を務め、経験豊富なスタッフによる質の高いケアを行っています。

樋口様）前職では、ITサービスを提供していた企業の営業職として勤務していました。「これからの人生の1ページを住み慣れたご自宅で安心して過ごしてもらいたい」という代表の介護事業に対する思いに惹かれて転職。話には聞いていましたが、想像以上に“紙”によるアナログな管理が多く、代表にシステム化の必要性を伝えました。

アイビー介護ステーションの強みは、経験年数10年以上を誇る訪問介護員が9割を占めていること。ただ、それゆえにICT化には慎重な声も多かったといいます。

樋口様）全ての業務を一度にデジタル化することは難しく、まずは訪問記録の電子化から始めました。最低限のデジタル化は実現しましたが、一方で私自身の管理業務にかなりの時間を要していたんです。

事業所経営の安定化にもつながるRPA

常勤スタッフ4名という少人数体制の組織ゆえに、望ましい形ではないと自覚しつつも、管理業務を一手に引き受けていた樋口様。月初の1〜2営業日は、22時過ぎまで残業することが常態化していたそうです。

樋口様）ちょうど特定事業所加算を取ろうとしたタイミングで、研修計画作成や研修の実施のための時間を確保する必要がありました。事業所経営の安定化にも直結するので、「時間を捻出できなかった」というわけにもいきません。代表にも相談し、ウェルモのミルモオートメーションを通じて業務改善を図ることにしました。

2024年6月末に初回の打ち合わせを実施。樋口様にヒアリングを行い、以下2つのRPAシナリオを作成することになりました。

1. サービス提供実績の承認業務とアラート設定
2. 介護ソフトから請求ソフトへの実績転記業務

樋口様）サービス提供実績の承認は1日数十件に及ぶこともあり、平均して1日あたり30分から1時間ほど費やしていました。月末月初業務である実績転記業務も丸1日はかかっており、どちらも悩みの種でした。RPAを実装したことで私の業務負荷が少なくなり、月初も比較的早く帰れるようになったと感じています。

業務時間だけでなく、精神的な負担軽減にも寄与

組織規模の兼ね合いで、樋口様ひとりで担っていたサービス提供実績の承認業務。全体の3割ほどはサービス提供内容が変わるため、その都度丁寧に確認する必要があったといいます。

樋口様）これまでは全ての申請をひとつずつ目視で確認しなければなりませんでした。RPAで申請内容が振り分けされるようになり、サービス提供内容が変わったものを中心に確認すれば良いという運用に変わりました。LINEへのアラートも一覧になっていて分かりやすく、おかげで、1日あたり10分もかからず作業を終えられています。

介護ソフトと請求ソフトの連携が課題だった実績転記業務。前月の訪問介護記録を、“紙”に記載した後、請求ソフトに入力する作業があり、これにより確認する業務が二重で発生していたそうです。他の連携できるシステムに変更することも考えていたということですが、変更することなく連携が可能となりました。

樋口様）ケアマネジャーへの連携のために紙への転記は欠かせないのですが、紙に転記したものを、さらに請求ソフトに転記するのが面倒でした。本業務に1日かかりきりというわけにもいかず、複数日程にまたがって対応しなければならないのも苦痛でしたね。それがRPAによって一気にゼロになり、大分軽減されました。介護ソフトと請求ソフトの連携が叶い、とても助かっています。

初回打ち合わせからRPA実装まで2ヶ月強。短期間で業務改善につながったことも樋口様に満足いただいています。「まだまだアナログな業務の多い訪問介護事業のブレイクスルーになってほしい」とウェルモに期待を寄せていました。