沖縄県で児童デイサービス事業や児童発達支援事業、訪問介護事業などを手掛ける株式会社ライフデザイン。株式会社ウェルモは、同社が運営する「訪問介護あろは」の出勤記録およびガソリン代管理に関する転記業務を効率化するためにRPA化を実施しました。従来の課題や業務改善の内容について、訪問介護あろはの管理者を務める名嘉様にお話を伺いました。

社内でデジタル化着手も、根本的な解決には至らない

「訪問介護あろは」は、沖縄県で児童デイサービス事業などを手掛ける株式会社ライフデザインによって運営されています。宜野湾市と沖縄市諸見里に事業所を構え、利用者が住み慣れた自宅で安心して過ごしてもらえるよう、24時間365日の訪問介護サービスを提供しています。

訪問介護あろはの管理者を務める名嘉様は、2023年4月に株式会社ライフデザインに入社。大学卒業後からずっと福祉に携わり、前職では東京の有料老人ホームにて10年間働いていました。

名嘉様）転職して驚いたのは、デジタル化が進められていない職場環境です。給与計算などの事務系タスクは手書きが多く、人的ミスがいつでも起こり得る状態でした。入社から3ヶ月経たない中で、当社の代表にデジタル化の相談をしていましたね。

名嘉様の思いが通じ、すぐに事業所のデジタル化に着手することに。早速、給与計算ソフトの導入が決まりました。「人的ミスのほとんどは仕組み化で防げる」と断言する名嘉様。ITリテラシーの高いスタッフとともに、Googleフォームなどを活用した自動化へのチャレンジが進められました。

名嘉様）ただ、社内である程度改善は進んだものの、根本的な解決には至りませんでした。特に月末月初の繁忙期は、複数の業務が重なるもの。スタッフの給与計算は期日までに社労士と連携しなければならず、残業して作業時間を確保する必要がありました。

総勢80名の給与計算の効率化が実現

訪問介護あろはでは、給与計算を行う際に以下の記録と紐づける必要がありました。

・スタッフの出勤記録
・業務でかかっていたガソリン代の精算

これらを給与計算ソフトに転記する時間は、2〜3時間程度。しかしスタッフとのコミュニケーションや利用者・ご家族からの電話対応など、どうしても集中して作業にあたることができなかったと名嘉様はいいます。

名嘉様）これらの作業は、手順さえ踏めば誰にでもできます。ただそれほど時間がかからないからこそ、誰かに頼みづらい業務だったんです。ウェルモ様に相談したところ、ミルモオートメーションでシナリオをつくれば解決できると。7月に打ち合わせを行い、8月に実装。9月から宜野湾店での運用に至りました。

宜野湾店に続き、10月には諸見里店でも運用が開始。正社員含め総勢80名のスタッフの給与計算の効率化が実現しました。

名嘉様）電話に出る前にボタンを押し、電話対応が終わったら転記作業が終わっているんです。想像していた以上の自動化で、感動したのを覚えています。

介護業界を熟知するからこそ、費用対効果に優れた提案が可能

介護業界におけるデジタル化は喫緊の課題。名嘉様が強調するのは、一緒にデジタル化を推進するパートナーの重要性です。

名嘉様）ソフト開発が得意な企業はたくさんあると思いますが、必ずしも介護業界への理解があるとは限りません。場合によっては、現場の困りごとを1から教え込む必要もあります。その点、ウェルモ様は介護業界を熟知しており、私たちの課題も迅速にキャッチアップしてくれました。どんな要望も、担当者のOさんに話をすれば解決するという信頼感がありましたね。

訪問介護あろはによる、デジタル化への歩みは道半ばです。現在はウェルモとともに、訪問介護計画書や支援計画書の作成をいかに効率化するか検討を続けています。

名嘉様）デジタル化は、スタッフの心的負担など目に見えないコストを減らしてくれます。ただ様々な事情があり、システムに費用をかけることに二の足を踏む事業者もいます。だからこそ、介護業界を知り尽くすウェルモ様に一度相談してみてはいかがでしょうか。現場の課題を整理しつつ、費用対効果に優れた業務効率化の提案をしてくれるはずです。