前事業者から事業譲受し、2022年に創業した株式会社カフゥ・カンパニー。「年を重ねても、人生の主役はあなたです」という経営理念のもと、福岡市で地域密着型の「デイサービス桜」を運営しています。

株式会社ウェルモは、同社のデジタル化を推進するため、「行政向けに提出する勤務体制一覧表」のオートメーション化を支援しました。サービス導入の経緯や今後実現したいことについて、代表取締役の本野様にお話を伺いました。

2022年に創業も、書類の多さに戸惑う日々

株式会社カフゥ・カンパニー代表取締役の本野様は、2022年に同社を創業しました。前事業者から事業譲受の形で「デイサービス桜」の運営を引き継ぎ、ご利用者様一人ひとりに合った介護を目指しています。民家を利用した事業所でのアットホームな雰囲気は、ご利用者様やご家族から好評を博しています。

本野様）幼少期に祖母の介護に関わり、将来は福祉の道に進みたいと考えました。キャリアの途中で専業主婦になるなど、一時は福祉の道を離れましたが、「困っている方の生活を支えたい」という思いは持ち続けていたんです。その人らしく生きてほしいという願いを掲げ、共感してくれた仲間と一緒にデイサービス事業を運営しています。

カフゥ・カンパニー様の職員は、医療や介護の現場で経験を積んできた方が多いとのこと。異なる職種を兼務しながらケアに臨んでいますが、少人数体制ゆえの課題に直面しているといいます。

本野様）介護業界はアナログな業務が多く、行政向けの書類作成など、ケア以外に多くの時間が取られてしまいます。業務改善に取り組んでいますが、なかなか残業時間を減らすことができていません。DX化によって、介護以外の周辺業務を減らすことができれば、利用者に関わる時間も増やせるのですが……。

ウェルモとともに、効率化すべき部分を明確にする

時間外労働は職員に負担を掛けるだけでなく、コストとして会社経営を圧迫します。その影響は経営者である本野様にも及んでいます。

本野様）例えば、行政向けに提出する勤務体制一覧表作成。月末の2〜3時間ほどの作業ですが、業務の片手間で行っているせいか、ミスや気疲れが絶えませんでした。

勤怠簿はExcelをベースに作られているものの、自動計算ができない書式になっていました。手動で計算する必要があり、時間を要していたのです。また本業務は、勤務表を作ったことのない職員が代行するのは難しいため、本野様ひとりで対応しなければならなかったそうです。

本野様）お恥ずかしい話ですが、書類作成の業務があまりにも多く、何から手を付けるべきか分かっていませんでした。どの部分を効率化すべきかウェルモ様と議論を重ね、「まずは勤務体制一覧表作成の部分を自動化しましょう」と提案いただきました。当社だけでは、何から着手すべきかさえ決められなかったと思います。

オートメーションは即、業務効率化につながる

ウェルモがオートメーション化で対応したのは、

・行政向けに提出する勤務体制一覧表作成
・ご利用者様ごとの写真振り分け

の2点でした。写真振り分けの自動化は現在調整中ですが、勤務体制一覧表への情報転記は高評価をいただいています。

勤務体制一覧表と月のシフト表の情報を参照しながら、RPAの力を活用しほぼ全自動で情報入力をしてくれます。介護業界では特に人員配置基準があり、職種や役割、正規雇用か非正規雇用、資格有無のチェックポイントに気を配る必要があるため、月末月初のメンタル面の負荷を軽減することに効果を発揮しています。

本野様）劇的に楽になりましたね。自動化によって作成された勤務体制一覧表は、最終的な確認は必要ですが、せいぜい20〜30分程度で終わります。80〜90％の業務効率化につながり、さらに心的負担も減らすことができました。非常に満足しています。

介護報酬に関わる書類は、当然のことながら疎かにはできません。その上で本野様は「当社のケアで実践していることの証明は残しつつ、簡素化するのが理想」と話します。

本野様）やはり職員が介護に集中できて、業務時間が終わったらパッと帰れる明るい会社が理想ですよね。ケアプランをスキャンしたら、介護計画書が自動で出力できるようなデータ連携ができると良いですね。DXを通じて、介護以外の業務にかかる時間を減らし、ケアに集中する体制を作っていきたいと考えています。