福岡で介護・医療事業を手掛ける髙橋医院グループが運営する、ふくよかケアプラザ大平寺の森。株式会社ウェルモは、同事業所の在庫管理および排泄管理の業務効率化を推進するためにRPA化を実施しました。従来の課題や業務改善の内容について、ふくよかケアプラザ大平寺の森の清水様、柴田様にお話を伺いました。

職員の不安に寄り添い、「紙→デジタル」を進める

ふくよかケアプラザ大平寺の森は、福岡で介護・医療事業を手掛ける髙橋医院グループによって運営されています。介護付有料老人ホームの定員は42名。グループホームの定員は9名。緑豊かでリラックスできる環境とともにクリニックも隣接されており、利用者は安心感を抱きながら生活を送ることができます。

かねてより業務の効率化に取り組んできた同事業所。2024年2月から職員の日常業務、管理者業務の業務改善に本格的に着手しました。

清水様）特に2024年4月の介護報酬改定で、生産性向上推進体制加算が新設されることが明らかになりました。ご利用者様の安全確保やICT促進を進めるために、介護付有料老人ホームにおける日常業務の見直しを行っていたところ、紙の書類を扱っていた在庫管理に思い至りました。

清水様が手掛けていたのは、おむつや栄養補助食品などの在庫管理。従来、倉庫の払出処理は大学ノートをもとに、在庫確認、発注、伝票作成業務が行われていました。毎月発生していたのは、500分という膨大な時間でした。加えて、たびたび請求のミスや在庫の不一致といったヒューマンエラーが発生していたそうです。

ウェルモは「在庫管理アプリ×RPA」の仕組みを実装、伝票の記載や台帳への転記が不要になりました。

清水様）まず特筆すべきは在庫管理アプリの良さですね。商品バーコードを読み取るだけで、棚卸しや在庫確認する業務が一切なくなりました。さらに介護ソフトとも連動しており、請求書も自動で発行できるようになりました。実はミルモオートメーションを導入するとき、紙での管理に慣れていた職員や管理者から「本当に便利になるのか」と疑問の声が挙がっていたんです。それが1ヶ月も経つとネガティブな声はなくなり、職員もすっかりアプリに慣れ親しんでいるように感じています。

清水様がもうひとつ付け加えたのは、費用対効果の高さでした。

清水様）他社の在庫管理システムとも比較しましたが、ウェルモ様のシステムは相場よりも安価です。それなのに使い勝手も抜群に良く、サポート面の手厚さも感じています。非常に満足していますね。

Excelでの運用を前提としたRPA

同時にウェルモが推進したのは、グループホーム（定員9名）における排泄管理のRPA化です。同事業所では、健康異常のサインを見落とさないように排尿や排便の頻度や量を記録。その際、介護ソフトとExcelと異なる2つのフォーマットに入力しなければならなかったそうです。

柴田様）記録や他データとの連携のために介護ソフトへの入力は欠かせません。しかし視認性やアクセスの悪さから、職員の日常業務では活用することができませんでした。介護ソフトに入力していたデータをExcelに転記し、表を印刷しておくのが一番見やすい。非効率な運用だと理解していたのですが、Excelでの運用はどうしてもケアには必要でした。

Excelは、医師が投薬の是非を判断する際の資料としても活用されていました。ヒアリングを重ね、ウェルモはExcelでの運用を前提としたRPAの仕組みを構築しました。

柴田様）転記業務がゼロになったことで、本来やるべきケアに時間を割けると職員からも好評です。Excelへの転記は1日15分と短いものですが、月に換算すると450分の業務になっていました。転記業務中は職員に声も掛けづらく、職員間のコミュニケーションの支障も出ていたんだなと、改めてRPA化の良さを実感しますね。

自動化は、すぐに業務改善につながる

ミルモオートメーションによる運用は始まったばかり。便利になった分、職員からの相談数やコミュニケーション量も増えたといいます。

柴田様）操作が簡単な分、職員から「この機能を追加してほしい」という要望も受けています。RPA化の運用開始時には考えられないくらい、建設的な意見が寄せられていますね。「自動化は、すぐに業務改善につながる」と認識されたからだと思います。

タブレットなどICT機器に慣れている若い世代だけでなく、ベテラン職員も「操作しやすい」と好評だといいます。

清水様）ウェルモ様はコミュニケーションがしやすく、改善の要望もいち早く応えてくださるのがありがたいです。介護業界は転記や書類作成が多いので、業務負荷が少しでも軽くなる施策を、これからもウェルモ様と共に模索していけたらと考えています。