福岡市で地域密着型のデイサービスを運営する合同会社あおいそら。常勤職員4名、非常勤職員1名という体制で、利用者一人ひとりに合わせたきめ細やかなケアを行っている。

株式会社ウェルモは、ミルモオートメーションをベースにした「緊急連絡先アプリ」を開発・提供することで職員の業務効率化を支援しました。サービス導入の経緯や今後実現したいことについて、代表の山田様にお話を伺いました。

きめ細やかなケアを持続可能にするために

合同会社あおいそらの代表である山田様は、23歳のときに介護老人福祉施設で介護の仕事を開始。その後、自分の理想の介護を実践する場を作りたいという思いから、2011年に地域密着型のデイサービスを始めました。定評のあるきめ細やかなケアは、職員一人ひとりが当事者意識を持って仕事に臨んでいる成果だといいます。

山田様）大規模事業所では難しい、きめ細やかなケアを体現したいという思いで創業しました。そのために職員間の垣根をなくし、それぞれが自律的に働ける環境を作ったんです。利用者との距離も近く、職員が感じたことをすぐに会社に共有、改善できるような仕組みを設けました。

山田様は理想の介護に手応えを感じる一方で、職員の処遇改善を課題だと感じていました。より働きやすい環境を作るために、「効率化」を軸に業務の棚卸しを始めます。

山田様）介護の仕事は、効率化できる業務／効率化できない業務に分かれます。例えば食事。効率化しようと短い時間で食事介助を行えば誤嚥のリスクが高まります。たとえ非効率になろうとも、利用者の状態を見ながら対応する必要があるでしょう。記録や情報共有など、直接介護が関わらない業務はデジタル化の恩恵を享受しやすく、改善の余地があると常々考えていました。

デジタル推進によって得られる安心感

現在利用している介護ソフトは情報共有や権限付与の範囲などに課題があったそうです。更なるデジタル活用を推進するため、ミルモオートメーションの導入を決めました。

山田様）介護領域におけるデジタルサービスが進化を遂げる中で、もはやデジタル化は前提になっています。その上で何ができるかを考えたとき、いつでもどこでも使えること、使い勝手が良いことを軸にサービスの選定を行っていました。そんなときにウェルモ様から話をいただき、まずは「緊急連絡先アプリ」の運用を始めることにしたんです。

緊急連絡先アプリには、2つの機能がある。

1つは、連絡先の自動登録。利用者やご家族、かかりつけ医やケアマネジャーなど、利用者に関する情報を抜け漏れなく管理することができます。もう1つは、関係者間の情報共有。アプリを入れておくだけで、すぐに必要な情報を取り出し、適切な関係者に直接連絡することが可能となりました。

山田様）人手不足のときに、私も介護の現場で働くことがあります。連絡を受け取ることができない状況も生じ、必要な指示を出せなくなっていました。しかしアプリがあれば、職員自らの判断で、緊急時に適切な連絡先へ直接コンタクトをとることができるようになります。対応に困らず、安心して業務を行えるようになったと職員からも好評です。

オートメーション化が実現する未来

どんな事業においても、関係者の連絡先のアップデートは欠かせません。とはいえ、業務が立て込むと対応は後手になりがちに。あおいそらでも新規利用者が重なるなど、繁忙期に事務作業が増え、職員の負担増につながっていたそうです。

オートメーション化によって、介護ソフトから利用者名や住所、電話番号、事業所名、担当するケアマネジャーの名前などを取得。毎日午前10時に自動的にRPAを起動、アプリの登録情報を照合し、新規登録および更新を行えるようになりました。

山田様）職員の事務負担はかなり減りましたね。今後は報告書などにも応用できるのではないかと思います。

毎年のように新しいテクノロジーが生まれる時代。歩みを止めることは、思考停止と同じだと山田様は話します。

山田様）緊急連絡先アプリ導入は、デジタル推進の取り組みの入り口に過ぎません。本当に実現したいのは、業務全体におけるプロセスの可視化です。新規利用者やケアマネジャーとのやりとりをリアルタイムで把握できれば、“営業ツール”としても有効になるでしょう。時間やお金がかかるものとして敬遠されてきたことにも、チャレンジしていきたいと考えています。